اتوماسیون فرایندهای GRC چیست؟ از Reminder تا Workflow و Escalation

اتوماسیون GRC قرار نیست قضاوت مدیر ریسک یا ممیز را حذف کند. هدف آن حذف کارهای تکراری، پیگیری‌های دستی و فاصله زمانی بین «وقوع یک وضعیت» و «رسیدن آن به فرد مسئول» است. جایی که هنوز برای هر موعد باید ایمیل دستی فرستاد، بخشی از فرایند آماده اتوماسیون است.

چه چیزهایی در GRC قابل اتوماسیون‌اند؟

• یادآوری ارزیابی دوره‌ای ریسک و کنترل
• ارجاع Action Plan به Owner و Escalation موارد عقب‌افتاده
• درخواست Evidence در دوره مشخص
• گردش تأیید پذیرش ریسک
• ایجاد ارزیابی جدید پس از تغییر یا رخداد مشخص
• به‌روزرسانی داشبورد از وضعیت رکوردهای جاری
• اعلان انقضای استثنا، قرارداد یا Evidence

کار دستی در برابر Workflow خودکار

سناریو: Evidence فصلی کنترل دسترسی

در روش دستی، مسئول GRC هر سه ماه به چند Owner ایمیل می‌زند، فایل‌ها را دریافت می‌کند و نام پوشه‌ها را مرتب می‌کند. در Workflow مناسب، موعد کنترل از قبل مشخص است، درخواست Evidence ایجاد می‌شود، Owner اعلان می‌گیرد، تأخیر Escalate می‌شود و ارزیاب نتیجه را کنار همان کنترل ثبت می‌کند.

اتوماسیون بد چه شکلی است؟

اگر فرایند مبهم باشد، اتوماسیون تعداد اعلان‌های بی‌معنا را زیاد می‌کند. اگر هر Risk با یک Rule خودکار به عددی قطعی تبدیل شود، قضاوت زمینه‌ای از بین می‌رود. هر چیزی که قابل خودکارسازی است، لزوماً نباید خودکار شود.

از کجا شروع کنیم؟

فرایندهایی را انتخاب کنید که تکرار بالا، قواعد روشن و هزینه پیگیری دستی دارند. Reminder، Deadline، Evidence Request و Approval معمولاً شروع‌های خوبی هستند. تصمیم‌های پیچیده درباره پذیرش ریسک بهتر است همچنان با انسان بمانند، اما مسیر تصمیم می‌تواند خودکار و قابل ردیابی شود.

اتوماسیون در رویکرد MedaGRC

در MedaGRC ارزش Workflow زمانی دیده می‌شود که رکوردها از قبل به هم مرتبط باشند: Risk به Control، Control به Evidence و Finding به Action. امکانات MedaGRC و مسیر پیاده‌سازی برای طراحی این چرخه بر اساس نیاز واقعی سازمان قابل بررسی است.

چه چیزی را اندازه بگیریم؟

• کاهش اقدامات عقب‌افتاده
• کاهش زمان جمع‌آوری Evidence
• کاهش رکوردهای بدون Owner
• کاهش زمان آماده‌سازی گزارش
• افزایش درصد ارزیابی‌های انجام‌شده در موعد

سخن پایانی

اتوماسیون GRC باید کار اداری را کم کند تا زمان تیم برای تحلیل و تصمیم بیشتر شود. بهترین Workflow آن نیست که بیشترین Rule را داشته باشد؛ آن است که یک مسئولیت واقعی را در زمان مناسب به فرد درست برساند و نتیجه را قابل ردیابی نگه دارد.